Wat is masterdatamanagement? Voordelen, componenten, belangrijkste strategieën

Heb je een sessie op de Data Summit gemist? Bekijk hier on-demand.

Moderne ondernemingen moeten een aantal systemen en applicaties onderhouden om gegevens over een verscheidenheid aan producten en honderdduizenden klanten te beheren. Dit maakt databeheer inherent complex en gefragmenteerd.

Inhoudsopgave

Omdat kritieke bedrijfsgegevens van tijd tot tijd kunnen veranderen, kunnen er verschillen zijn tussen al deze systemen. Als een verkoper bijvoorbeeld een onjuist klantadres toevoegt voor een nieuwe bestelling, gaat de onjuiste informatie door meerdere systemen van het orderafhandelingsproces totdat een laag, zoals de boekhoudafdeling, een correctie introduceert. Hierdoor zouden er twee gegevensversies voor dezelfde volgorde over verschillende systemen overblijven: de ene correct en de andere onjuist.

Met duizenden transacties die elke dag plaatsvinden, acquisities worden gedaan en klanten hun informatie bijwerken, wordt het probleem meervoudig verergerd, waardoor een groot deel van de gegevens niet synchroon loopt en er geen manier is om te bepalen welke versie correct, incorrect of verouderd is. Het gebruik van deze gegevens voor analyse kan leiden tot verkeerde besluitvorming. Dit is waar Master Data Management (MDM) om de hoek komt kijken.

Wat zijn stamgegevens?

Masterdata, ook wel bekend als een gouden record, is een belangrijk data-item van de organisatie dat de meest actuele en nauwkeurige informatie bevat voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Het ondersteunt transactie-, niet-transactionele of analytische gegevens en wordt meestal gedeeld tussen afdelingen om het personeel te helpen bij het uitvoeren van analyses en het nemen van beslissingen op het gebied van service, verkoop, marketing en andere gebieden. Stamgegevens dienen als de bron van gemeenschappelijke gegevens en bevatten vaak toepassingsspecifieke metagegevens en bedrijfsdimensionale gegevens (die rechtstreeks deelnemen aan transacties zoals een klant-ID of afdelings-ID), hoewel het gegevenstype kan variëren afhankelijk van de organisatie en haar behoeften.

In grote lijnen moeten masterdata drie kernkwaliteiten hebben: minder volatiliteit, meer complexiteit en missiekritiek. Bovendien moet het steeds opnieuw worden gebruikt en hergebruikt. Een goed voorbeeld zijn contactnummers die van klanten worden verzameld. Dit soort gegevens is minder vluchtig, bedrijfskritisch en kan zeer complex zijn, wat betekent dat een kleine fout in cijfers kan resulteren in een gemiste kans voor het bedrijf.

Beheer van stamgegevens

De voortdurende praktijk van het creëren en beheren van de masterdataset voor alle kritieke informatie wordt master data management (MDM) genoemd. Het omvat alle technologieën, processen en mensen die organisaties helpen bij het consolideren, opschonen, dedupliceren, organiseren, categoriseren, lokaliseren en uitbreiden van masterdata als een enkele bron van waarheid en deze vervolgens te synchroniseren met alle bedrijfsprocessen, applicaties en analytische platforms in gebruik door de hele organisatie. Wanneer MDM perfect wordt uitgevoerd, zijn de stamgegevens die worden verspreid synchroon, zeer nauwkeurig en betrouwbaar.

Verschillende domeinen van master data management zijn onder meer:

B2B en B2C klant master data managementProduct specifiek master data managementLeverancier specifiek master data managementLocatie master data managementAsset master data managementMedewerker master data management

In de vroege stadia van MDM moest elk type masterdata zijn unieke datastore en bedrijfslogica hebben. Bedrijven die bijvoorbeeld de prestaties van hun werknemers wilden optimaliseren, concentreerden hun MDM-strategie alleen op het masterdatadomein van de werknemer. Deze ‘single-domain’-benaderingen zijn tegenwoordig echter niet zo effectief omdat de gegevens complexer en meer verweven zijn dan ooit. Om op dit moment volledige klantinformatie te verkrijgen, hebben ondernemingen niet alleen klantstamgegevens (demografische enz.) nodig, maar ook productspecifieke stamgegevens, die hun koopvoorkeuren kunnen signaleren. Dit is precies waar “multi-domain” MDM, dat alle verschillende soorten masterdata in één repository beheert, van pas komt.

Volgens een onderzoek van Aberdeen hebben bedrijven die gebruikmaken van multi-domein MDM betere resultaten behaald dan bedrijven die single-domain MDM gebruiken in termen van volledigheid en nauwkeurigheid van de gegevens.

Belang en voordelen van master data management

Stimuleert efficiëntie

Efficiënt beheer van masterdata geeft een organisatie een enkele plek om een ​​gezaghebbende weergave van informatie te hebben, wat op zijn beurt kostbare redundanties elimineert die optreden wanneer organisaties vertrouwen op meerdere versies van gegevens die over silosystemen worden verspreid. Als de informatie van een klant bijvoorbeeld is gewijzigd, zal de organisatie de stamgegevens bijwerken met de nieuwe informatie en zich niet richten op het stimuleren van verkoop- en marketinginspanningen met behulp van het oude datapunt dat aanwezig is in andere systemen.

Betere gegevenskwaliteit

Met MDM krijgen organisaties ook toegang tot een betere datakwaliteit die actueler en geschikter is voor analyses. De discipline maakt het gegevensformaat consistenter en uniformer, waardoor het beter bruikbaar is voor verschillende bedrijfsprocessen en het eenvoudiger wordt om basisvragen te beantwoorden, zoals “Welke diensten hebben de klanten het afgelopen kwartaal gebruikt?” of “Wie waren de grootste kopers in dezelfde periode?”

Omzetgroei, verbeterde klantervaring

Omdat MDM volledige en betrouwbare gegevens van klanten op één plek consolideert, kunnen organisaties het gebruiken om hun doelgroep en hun favoriete verbindingskanalen beter te begrijpen. Met behulp van die inzichten kunnen ze vervolgens op het juiste moment gepersonaliseerde verkoop- of kruisverkoopaanbiedingen doen aan de juiste persoon. Dit zou niet alleen de inkomsten verhogen, maar ook helpen om de uitgaven voor onnodige methoden voor het werven van klanten te verminderen. Ook zaken als het versturen van e-mails naar verkeerde klanten of bellen over opgeloste zaken kunnen worden voorkomen.

Makkelijk te back-uppen

MDM’s gecentraliseerde kopie van bedrijfskritieke gegevens maakt het voor organisaties ook veel gemakkelijker om een ​​back-up te maken. Het maken van een back-up van silo’s is een kostbare aangelegenheid, maar MDM vereenvoudigt het proces en biedt organisaties een gemakkelijke manier om hun gegevens te herstellen in het onverwachte geval van een ramp of verlies van informatie

Versnelde productlanceringen

Bedrijven kunnen hun time-to-market versnellen met MDM. Met name het beheer van product- en supply chain-mastergegevens kan organisaties helpen bij het opschonen en verrijken van bijna elk aspect van de informatie die nodig is om productdeadlines vast te stellen en te halen. Uit een onderzoek van Stibo Systems bleek dat 58% van de organisaties die hun MDM-oplossing gebruikten, hun TTM van maanden naar weken verminderde en 36% van weken naar dagen.

Naleving van de regelgeving

Een goed uitgevoerde MDM-strategie, die de verwerking van klantinformatie vereenvoudigt, kan organisaties ook helpen om te voldoen aan regelgevende instanties en privacywetten. Gecentraliseerd beheer van klantstamgegevens zou met name handig zijn in het geval van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die klanten de mogelijkheid biedt om hun gegevens te laten verwijderen of over te dragen naar een ander bedrijf dat dezelfde service levert indien nodig.

Master data management framework: belangrijkste componenten

Ontdekking: dit aspect van MDM-praktijken draait om het identificeren waar masterdata zich bevinden. Organisaties moeten hun hele datalandschap controleren om te zien welke systemen on-premises of in de cloud fragmenten van bedrijfskritieke data bevatten, het type data en de kwaliteit ervan. Verwerven: Na het ontdekken van databronnen moeten organisaties alle de relevante informatie. Dit wordt gedaan door de gegevens die verspreid zijn over alle applicaties – van ERP tot CRM-systemen – te verbinden met een centrale repository. Opschonen: Na de acquisitie wordt alle informatie die uit bronsystemen is verzameld, opgeschoond, waardoor de algehele kwaliteit ervan wordt verbeterd. Om dit te doen, moeten organisaties omgaan met onnauwkeurigheden in de gegevens en het gegevensformaat consistenter maken voor downstreamgebruik. Effectieve opschoning is essentieel om de stamgegevens betrouwbaar te maken. Verrijking: in deze stap wordt het aangemaakte stamgegevensprofiel verrijkt door verbinding te maken met externe bronnen van betrouwbare gegevens, zoals Dun en Bradstreet en Axiom. Verrijking kan de onvolledigheid van bronsysteemgegevens aanpakken. Matching: Na het opschonen en verrijken wordt de masterdata-asset gematcht om te controleren op duplicatie. Hier worden bepaalde tools gebruikt om gevestigde bedrijfsregels te benutten en verschillende records voor hetzelfde ding/persoon te identificeren. Samenvoegen: de duplicaten die door middel van matching zijn geïdentificeerd, worden vervolgens samengevoegd tot een enkele versie of gouden record. In wezen worden de resultaten van de vorige stap door een opgelost proces geleid, waarbij regels van overleving worden gebruikt om de meest nauwkeurige en relevante informatie voor de persoon of het object in kwestie te selecteren. Als er onzekerheid is rond een gegevenspunt, creëert dit proces een reeks taken voor gegevensbeheerders die vervolgens handmatig kunnen samenvoegen. Relateren: In dit stadium zijn de stamgegevens klaar, maar alleen het gebruik ervan is niet voldoende. Daarom moet het gerelateerd zijn aan datapunten uit andere domeinen, zoals informatie uit de supply chain, productie of werknemerssystemen. Deze fase vormt multidomein MDM, waardoor organisaties een 360-graden beeld van gegevens krijgen om mee te werken. Beveiliging: De volgende stap draait om het implementeren van beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat de mastergegevens, die bedrijfskritische informatie over klanten, producten en andere gebieden, blijft beschermd tegen onbevoegde toegang. Om dit te doen maskeren organisaties vaak hun gevoelige data en beperken ze wie of welke systemen toegang krijgen tot de masterdata. Aanlevering: Ten slotte kijken MDM-beoefenaars naar de levering van vertrouwde, relevante en beveiligde masterdata vanuit de centrale repository naar de juiste applicaties. Dit helpt mensen uiteindelijk met analyses en andere datagestuurde beslissingen.

Top master data management strategieën voor 2022

Grondwerk voor ontdekking

Om ervoor te zorgen dat de ontdekking van masterdata tot in de puntjes wordt uitgevoerd, moet je de basis leggen om het hele enterprise datalandschap toegankelijk te maken. Dit omvat onder meer het verlenen van toegangsrechten aan het MDM-team en het markeren van obscure gegevensbronnen die mogelijk niet direct beschikbaar zijn.

Daarnaast moet een aanzienlijk deel van de tijd worden besteed aan gegevensprofilering en gebruikspatronen, zodat alleen relevante stukjes informatie in de masterdatarepository worden opgenomen. Ook overleg met materiedeskundigen binnen de business kan hierbij van pas komen.

Kijk naar de multi-domein benadering

Probeer in plaats van masterdata voor één domein te creëren en te beheren voor de multi-domein MDM-aanpak. Dit verbindt verborgen datapunten tussen functies – van product tot supply chain – en geeft een meer holistisch beeld van informatie om betere resultaten te behalen.

Implementeren met transparantie

Na de beslissing om over te stappen op MDM, is het belangrijk ervoor te zorgen dat alle mensen die worden gevraagd om de stamgegevens te gebruiken, op de hoogte zijn van de binnenkomende wijzigingen en waarom ze worden aangebracht. Implementatie mag niet als een plotselinge verandering komen. Daarnaast moeten de gebruikers van stamgegevens voldoende tijd krijgen om zich aan de wijzigingen aan te passen en de mogelijkheid krijgen om feedback te geven, vragen te stellen en eventuele hiaten te signaleren.

Trainen is belangrijk

Naast transparantie moeten alle medewerkers en afdelingen die toegang krijgen tot de masterdatarepository worden opgeleid en bijgeschoold over verschillende aspecten van het formatteren en gebruiken van de gegevens. Er moeten workshops zijn om het personeel voor te lichten over hoe ze de stamgegevens kunnen gebruiken om de gestelde zakelijke doelen te bereiken.

Observatie en meting zijn van cruciaal belang

Organisaties zouden MDM gefaseerd moeten implementeren in plaats van in één keer all-in te gaan. Zodra het proces is voltooid, moeten projectmanagers voortdurend samenwerken met het management, werknemers en andere belanghebbenden om feedback en suggesties te bespreken die gericht zijn op het verbeteren van het systeem voor betere bedrijfsresultaten. Tegelijkertijd moeten ze de ROI van het hele proces meten, van de formulering van de businesscase tot de post-implementatie, en regelmatig cruciale aspecten zoals installatie, configuratie, datamodellen en waarschuwingswachtrijen controleren om systemische vertragingen te voorkomen wanneer zich nieuwe zakelijke vereisten en uitdagingen voordoen.

Triage data problemen en prioriteren

Bij het uitvoeren van audits is de kans groot dat je tegen een of meer dataproblemen aanloopt. Projectmanagers moeten dit verwachten en voorbereid zijn om alles aan te kunnen. Dit kan worden gedaan door een geschikt proces voor triage te implementeren, waarbij het probleem kan worden beoordeeld en aangepakt, afhankelijk van hoe urgent of kritiek het is.

Als het probleem klein is, kan het onmiddellijk worden aangepakt. Als het echter lang handmatig werk vereist, kan het worden uitgesteld tot de lancering. Kortom, organisaties moeten een vaste structuur hebben om problemen met gegevenskwaliteit en governance aan te pakken.

De missie van VentureBeat is om een ​​digitaal stadsplein te zijn voor technische besluitvormers om kennis op te doen over transformatieve bedrijfstechnologie en transacties. Leer meer

This post Wat is masterdatamanagement? Voordelen, componenten, belangrijkste strategieën
was original published at “https://venturebeat.com/2022/03/10/what-is-master-data-management-benefits-components-key-strategies/”